Taidekasvatuksen oppitunnin tai kurssin suunnittelussa ja järjestämisessä on monta tekijää, jotka tulee ottaa huomioon. Kaikkien välttämättömien käytännön järjestelyjen lisäksi on tärkeää varmistaa, että osallistujat tuntevat olonsa tervetulleiksi ja että koulutuksen ilmapiiri on turvallinen ja inklusiivinen. Suunnittelun ja toteutuksen eri vaiheet limittyvät ja vaikuttavat toisiinsa. Suunnittelun alkuvaiheessa on erityisen tärkeää ottaa huomioon, mitä osallistujien toivotaan oppivan ja millaista oppimista kurssin aikana odotetaan tapahtuvan. Oppimistavoitteet vaikuttavat kouluttajan valintaan, koulutuksen kestoon ja valittuihin opetusmenetelmiin. Toisaalta saatavilla olevat resurssit vaikuttavat näihin asioihin myös.

Ennen koulutuksen alkua

Aiheen ja oppimistavoitteiden määrittely

• Mieti, mikä koulutuksen pääaihe olisi ja mitä osallistujien odotetaan siitä oppivan. 
• Mukauta oppimistavoitteet saatavilla oleviin resursseihin, koulutuksen kestoon ja osallistujien aiempaan tietoon ja taitoihin. 

Sopivan kouluttajan löytäminen (jos et itse ole kouluttaja tai opettaja)

• Mieti millainen kouluttaja olisi tehokas valitun aiheen opettamiseen.

Määrittele mitä odotat kouluttajalta: käytetyt opetusmenetelmät, vaadittu ammattitaito, onko kyseessä asiantuntijan luento vai interaktiivinen koulutussessio, ja tarvitseeko kouluttajan edustaa jotain tiettyä taidekasvatuksen alaa.

• Omassa pilottihankkeessamme kyselimme yhteisöiltä sopivia kouluttajia pilottiohjelmaamme. Etsimme henkilöä, joka olisi kokenut taidekasvattaja, ja jolla on myös kokemusta tai vahva kiinnostus kulttuuriperintöä kohtaan.

Koulutuksen keston ja tapaamisten määrän määrittely.

• Päätä sellainen koulutustapa, johon resurssit riittävät (ottaen huomioon esim. tilavuokra, kouluttajan palkkio, kouluttajan aikataulu) 
• Ota huomioon kuinka paljon osallistujat ovat valmiita käyttämään aikaa koulutukseen.

Ulkopuolisen kouluttajan sopimus

• Jos kyseessä on ulkopuolinen kouluttaja, laadi sopimus siten, että siinä mainitaan työtuntien määrä, palkkio ja muut työn ehdot, kuten tuntien suunnitteluun varattu aika, henkilökohtainen ohjaus ja osallistujien työn arviointi oppituntien ulkopuolella. On myös tärkeää määritellä mahdolliset tekijänoikeusseikat liittyen oppimateriaaleihin.

Koulutuspaikkaan liittyvät seikat

• Valittaessa paikkaa oppitunneille, ota huomioon esteettömyys ja tilan sopivuus koulutuskäyttöön. Jos tila ei ole esteetön, muista mainita asiasta tilaisuuden markkinoinnissa. 
• Ekologisesti kestävään koulutuspaikkaan osallistujat pääsevät helposti julkisilla kulkuvälineillä.

Koulutuksen suunnittelu taidekasvattajan kanssa (jos kyseessä on ulkopuolinen kouluttaja)

• Varaa aikaa suunnittelulle ja keskustelulle, jotta järjestäjällä ja kouluttajalla on sama käsitys koulutustavoitteista ja -menetelmistä. 

Koulutuksen mainostus kohderyhmälle

• Huomioi kohderyhmäsi, ja laadi mainokset ja kurssin kuvaus heitä silmällä pitäen.
• Pidä koulutusmainosten kieli yksinkertaisena ja selkeänä, jotta mahdolliset osallistujat ymmärtävät helposti, millaista sisältöä kurssi tarjoaa.
• Pilottikurssillamme mainostimme kurssia sosiaalisessa mediassa. Lisäksi etsimme kontakteistamme erilaisia kulttuuriperintöön ja taiteeseen liittyviä järjestöjä sekä eri alojen opettajajärjestöjen yhteystietoja, ja lähetimme sähköpostia heille suoraan.

Osallistujien ilmoittautuminen

• Ota huomioon, miten ja milloin osallistujien on ilmoittauduttava.
• On suositeltavaa kysyä osallistujien yhteystietoja ilmoittautumishetkellä, jotta voit ottaa heihin yhteyttä ennen kurssin alkua.

Alustavien tietojen ilmoittaminen osallistujille

• Ennen kurssin alkua on hyvä idea lähettää osallistujille viesti, jossa kerrotaan, missä kurssi pidetään, millaisia aktiviteetteja siihen on suunniteltu, millainen vaatetus pitää ottaa mukaan (ottaen huomioon liikkuminen tai sotkuisa työskentely) ja millaisia työkaluja tai materiaaleja pitää ottaa mukaan. 

Osallistujien toiveiden ja erityistarpeiden huomiointi

• Kysy osallistujilta heidän mieltymyksistään ja erityistarpeista ilmoittautumisen yhteydessä ja ota ne huomioon suunnitteluprosessissa. 

Koulutusmateriaalien ja tilan valmistelu ennen koulutusta.

• Valmistele tila sellaiseksi, että siellä on helppo työskennellä, ja että tarvittavat materiaalit ovat siellä saatavilla.

Koulutuksen aikana

Oppimista edistävän ilmapiirin luominen

• Erityisesti koulutuksen alussa on tärkeää varmistaa, että osallistujat tutustuvat toisiinsa ja että koulutuksen aikana on tukeva ilmapiiri.
• Kouluttajan tulee käydä läpi turvallisemman tilan luomisen ohjeet ja keskustella niistä osallistujien kanssa tarkoituksena löytää yhteinen sopimus. 
• Kouluttajan tulee kiinnittää huomiota inklusiivisen ympäristön luomiseen ja varmistaa, että jokainen voi osallistua omien kiinnostuksenkohteidensa ja kykyjensä mukaan.

Prosessin ohjaaminen ja osallistujien kuuntelu

• Kouluttajalla on hyvä olla selkeä suunnitelma koulutuksen kulusta, mutta suunnitelmassa on oltava joustoa osallistujien tarpeista, aiemmasta tiedosta tai osallistumiskyvystä johtuville muutoksille. 
• Kouluttajan työ on kahdella tasolla: aihesisältöjen opettamista ja niiden läpikäymistä osallistujien kanssa, sekä ryhmän ohjausta työssään ja ryhmäprosessin fasilitointia.

Koulutuksen jälkeen

Koulutuksen jälkeen on hyvä idea kerätä palautetta osallistujilta. 

• Pilottikurssillamme pyysimme palautetta välittömästi kurssin päättymisen jälkeen sekä kolme kuukautta sen päättymisen jälkeen. Palautteessamme pyysimme osallistujia kertomaan oppimiskokemuksistaan ja pohtimaan, oliko heidän ajattelunsa muuttunut millään tavalla kuluneen kolmen kuukauden aikana. Usein oppimisprosessit ovat hitaita, ja uusia oivalluksia tulee pintaan vielä kauan koulutuksen jälkeen. 
• On hyvä käydä palautteet läpi kouluttajan kanssa ja reflektoida koko koulutustapahtumaa heidän kanssaan. Tämä auttaa tulevien koulutusten ja omien käytäntöjen kehittämisessä.

Jos koulutusta veti ulkopuolinen kouluttaja, hänelle maksetaan sopimuksen mukaisesti.

Kouluttajalle voidaan myöntää työtodistus, jos hän pyytää sellaista.